Husk; Dette er bare et eksempel på hvordan ting kan gjøres. Retailer eller transportøren har gjerne avtalt egne prosedyrer og rutiner som skal følges. Sjekk alltid ut dette først.
Situasjon
Å skanne varer og få signatur på Smartphone eller PAD når de hentes eller når det skal leveres til kunde er kjernen i moderne logistikk systemer. Til tross for at systemene er designet for ikke å feile, så kan det hende. Hva angår "ikke mulig å ta signatur eller skanne QR- kode". Så kan det være enkle forklaringer eller nokså kompliserte. Det kan være at man ikke har nett dekning eller en defekt QR-kode, eller at kameraet på Smartphone har slått seg av, eller at man ikke får sentrert kameraet godt nok til å les QR-koden. Det kan mao. være ulike årsaker til at man opplever at skanning eller signatur ikke fungerer
Hvilke rolle har du, og hva forventes det at du gjør?
Her kan du se hva du i din rolle kan gjøre, og samtidig få en helhetsforståelse ved å se hvilke ansvar og rolle andre i verdikjeden kan ha.
Sjåfør
Sjekk om man har Internett forbindelse.
Sjekk om QR-kode er defekt, og sjekk at kamera er på for skanning.
Sjåfør varsler utleveringsansvarlig i butikk og kjøreleder
sjåfør teller opp manuelt og forsikrer seg at alt er i orden (helst sammen med utleveringsansvarlig og det samme ovenfor kunde ved levering)
Sjåfør registrerer "Annet avvik" i app, noterer f.eks. 5 av 5 poser hentet og at eventuelt signatur ikke mulig.
NB! Samme prosedyre ved levering
Hvis signatur ikke mulig - fremkommer sjeldent, og som oftest i forbindelse med at sjåfør har trykket henting/levert i feil rekkefølge, eller at signering ikke er utført korrekt.
Kjøreleder
Varsles av sjåfør.
Følger opp sjåfør dersom utfordringer med skanning skjer hyppig (hvilken type telefon har sjåfør? Kan sjåføren rutinen o.l.). Eventuelt iverksette ny opplæring, - kjøreleder bør følge opp sjåfør til denne er trygg.
Hentested, (butikk, lager)
Utleveringsansvarlig i butikk må være ekstra påpasselig med utlevering og påse at sjåfør har fått med seg alle varer til kunder på rute.
Påser at sjåføren skriver inn avvik i app og hvor mange poser sjåføren har med seg før signering.
Sjekker at det ikke er feil på etiketter, som årsak til at skanning ikke er mulig.
Feil ved etikett-utskrift ordnes av butikk.
Kundeservice
Varsler kunde kun ved behov dersom avvik ved henting forårsaker forsinkelse.
(Kunden kan samtidig også varsles om antall poser denne skal motta og at dette telles opp ved levering. Dersom signatur ikke er mulig kan kunden også bli orientert om dette.)